Gestão de dados: você está fazendo isso errado

Imagine que você tenha que correr 10 quilômetros na próxima manhã de domingo. No entanto, o seu grande desafio não é só percorrer toda essa distância em ritmo acelerado, mas como também você deve atingir a chegada depois de correr por uma pista repleta de buracos e ainda com os olhos vendados.

Para complicar mais a situação, leve em consideração que, caso você caia, não poderá se escorar em nenhum bastão, nenhuma bengala ou parede para se levantar do chão.

 

Como você atingiria essa meta?

 

Certamente, após dar poucos passos, você já teria caído e poderia já estar gravemente machucado. Enfim, levantar seria mais do que penoso e continuar a corrida seria praticamente impossível. Quem dirá concluir esse desafio.

Uma situação como essa pode ser transposta para uma empresa que ainda não enxerga os seus dados como um ativo e não faz a gestão do mesmo para manter a sua qualidade. Empresas desse tipo se mantêm no mercado sem nenhuma agilidade nas tomadas de decisão e, consequentemente, com muitas dificuldades de gerar vantagem competitiva sustentável em relação aos seus concorrentes.

Quando uma organização coleta dados e os transforma em informações, ela está a um passo do conhecimento.

E conhecimento é sinônimo de poder.

Afinal, onde estão os dados da empresa e como fazer a gestão deles?

A maioria das empresas concentra um grande número de dados proveniente de todas as suas operações: marketing, vendas, relacionamento com o cliente, utilização do produto/serviço, além, é claro, de também tangibilizar questões financeiras e contábeis.

No entanto, o grande desafio em um considerável número de organizações é que esses dados estão dispersos, como se fossem peças de uma quebra-cabeça de uma criança sapeca – espalhados pela casa inteira.

Muitas vezes, eles estão concentrados nos discos rígidos dos computadores dos setores da empresa ou mesmo em nuvem, que armazena os dados das respectivas áreas. Por incrível que pareça, em alguns negócios, esses dados estão em posse de somente de pessoas específicas da organização.

 

Com todos os dados dispersos, como você imagina que um gestor de uma empresa toma a maioria das suas decisões?

 

Nesses tipos de empresas a gente vê nascer e perpetuar o Hippo (Highest Paid People Opinion).

Como não há uma visão 360º através dos dados por estarem armazenados em lugares diferentes e há uma falta de confiabilidade sobre o mesmo, não se tem nenhum dado para contestar opiniões e validar hipóteses e as tomadas de decisão acabam sendo decididas com base somente em observações e opiniões dadas pelas pessoas mais importantes/bem pagas da empresa.

Isso não quer dizer que a intuição e opinião do Hippo não seja valiosa. Os melhores insights são quando confirmamos as hipóteses de pessoas experientes do mercado através dos dados. As decisões baseadas em feeling podem até conquistarem resultados positivos, mas elas correm um sério risco de terem consequências desastrosas ou ineficientes.

E, claro, decisões erradas acarretam prejuízos financeiros e, quando ocorrido frequentemente, levam a um déficit no caixa e podem conduzir a organização a um baixo crescimento ou até mesmo à falência.

E como a gestão de dados proporciona vantagem competitiva?

A gestão de dados funciona como um sinal verde para a tomada de decisões de um gestor. No entanto, não é uma tarefa simples conectar as prioridades estratégias da empresa com os dados e extrair insights realmente valiosos para o seu negócio.

O primeiro passo para administrar dados é reuni-los em um único local tendo somente uma fonte de verdade. A centralização dos dados é uma boa prática de Inteligência de Negócios, pois facilita a correção de erros e a comunicação entre as áreas.

Em um software de análises de dados será possível mapear todas as ações da empresa através dos dados ali armazenados. E ao analisá-los, esses dados se transformarão em informações.

Na gestão de dados, qual é a diferença entre dados e informações?

Você pode até pensar que dado é sinônimo de informação, mas está enganado. Há 4 níveis de tipos análises onde o valor extraído é proporcional a complexidade para realizar esse tipo de análise:

  • Dado: geralmente indicadores de performance ou dados crus que dizem o que aconteceu no passado;
  • Informação: Uma vez que você sabe o que ocorreu no passado, então começa a entender o por que aconteceu transformando o dado em informação;
  • Inteligência: o terceiro nível de análise é onde você descobre o que acontecerá no futuro se a tendência histórica se manter;
  • Insights: o último e mais complexo nível de análise é onde conseguimos extrair o máximo de valor de uma análise. Através dele, as análises dão direcionamentos para aproveitar novas oportunidades.

Ou seja, o dado é apenas um registro de um acontecimento, como um lançamento no fluxo de caixa, a geração de um lead ou a efetivação de uma venda. Já a informação, é a interpretação desse dado ou do agrupamento de milhares de dados armazenados.

Então, por exemplo, se você reúne uma sequência de lançamentos de um determinado fornecedor, é possível visualizar o volume de compras por fornecedor por mês notando a concentração das em um único fornecedor.

Logo, ao ter essa informação em mãos, o gestor pode tomar uma decisão baseada na gestão de dados: Ele pode negociar preço e prazo mais competitivos ou diversificar a compra com outros fornecedores.

Já refletindo a respeito dos dados sobre as efetivações de vendas, ao analisá-los, você consegue enxergar com clareza quais são os principais clientes da organização e desenvolver estratégias efetivas para relacionar com esses consumidores, objetivando a retenção deles na empresa e otimizar as suas campanhas de marketing com as análises de perfil de cliente ideal.

Com a gestão de dados, também é possível verificar quais são os clientes com a menor rentabilidade e que não valem a pena serem mantidos na organização.

Perceba que nenhum dos caminhos apontados para as tomadas de decisão partiu de opiniões, mas sim de dados que foram transformados em informações.

E são decisões que, na maioria das vezes, não seriam tomadas caso não houvesse uma análise gerencial desses dados.

O gestor poderia desconfiar que um perfil de cliente não proporciona a rentabilidade esperada para cumprir a meta de vendas mensal, mas ele não teria certeza.

Assim como ele não teria um conciso embasamento para negociar com o maior fornecedor da organização.

Vantagens da gestão de dados

Uma gestão de dados eficiente garante não só a resolução de problemas encobertos pela rotina, assim como a prevenção deles.

Ao reunir dados, transformando-os em informações, é possível criar indicadores.

E esses indicadores podem prever cenários futuros com grandes chances de assertividade.

Quando um gestor vai além da resolução de problemas que não estão latentes na rotina da organização, mas também consegue enxergar o futuro e extrair insights através de números, a gestão de dados efetivamente torna-se uma vantagem competitiva.

Se a maioria dos concorrentes ainda está presa a problemas superficiais, a sua empresa pode e deve pensar estrategicamente.

E, inclusive, usando os números para direcionar o planejamento estratégico da organização.

Em um mercado competitivo, ter uma postura proativa alicerçada em dados pode trazer uma visão de futuro assertiva.

Garantindo, assim, a sobrevivência e a lucratividade da empresa.

Veja as principais vantagens da gestão de dados que proporcionam vantagem competitiva a um negócio:

  • Manter registrado através de dados todas as ações da empresa, desde as rotineiras até as estratégicas;
  • Interpretar esse oceano de dados;
  • Economizar tempo e dinheiro;
  • Sintonizar os objetivos às ações, cumprindo as metas;
  • Proporcionar agilidade às tomadas de decisão.

Começando a fazer com que os dados estejam ao seu favor

Uma vez que é levantado a importância dos dados e como ele pode a descobrir novas oportunidades de negócio e de defesa contra a sua concorrência, dar os primeiros passos para ser uma verdadeiramente data-driven é um grande desafio.

Ter uma cultura guiada por dados não é somente ter um número nos relatórios, mas sim conseguir realizar análises confiáveis e rápidas para auxiliar em todas as decisões importantes da empresa. Segundo a McKinsey, ser guiado a dados faz com que a sua empresa tenha uma probabilidade 23x maior para aquisição de novos clientes, 6x maior em retenção dos clientes e 19x maior na rentabilidade do negócio.

 

 “Comece pequeno, pense grande!” Ao Invés de tentar começar a resolver todos os problemas da empresa de uma vez, escolha uma grande iniciativa que você gostaria de resolver com base nos dados, analise as principais métricas da empresa, verifique outras métricas que poderia te gerar informações relevantes e acionáveis e encontre as primeiras oportunidades de negócio. Com foco e um critério de sucesso bem definido, vá em direção a segunda grande oportunidade da empresa e assim por diante.

Faça sua empresa evoluir tornando-a cada vez mais data-driven. Peter Drucker, considerado como o pai da administração moderna, já dizia:

“O que não se pode medir, não dá para gerenciar”

 

e 60 anos depois a gente pode complementar: Você não pode gerenciar se não for data-driven. Você não pode ser data-driven se não tiver dados confiáveis.

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